C'est sans doute la question qu'on me pose le plus souvent. La réponse honnête, c'est que ça dépend de votre réunion. Une visio d'une heure entre deux personnes ne se prépare pas comme un séminaire de trois jours avec interventions techniques.
Réunion courte et simple : une à deux semaines
Pour un entretien, un point d'équipe ou une visio d'une heure sur un sujet courant, une à deux semaines d'avance suffisent en général. Ce délai me laisse le temps de bloquer la date et de prendre connaissance du contexte : qui parle, de quoi, dans quel cadre.
Événement long ou technique : trois à six semaines
Dès qu'on parle de conférence, de formation, d'assemblée générale ou de tout contenu spécialisé, je préfère trois à six semaines. Pas parce que je suis difficile à joindre, mais parce que ces missions demandent une vraie préparation : lire les supports, repérer le vocabulaire métier, parfois caler un deuxième interprète quand la durée l'exige.
Plus la mission est dense, plus la préparation compte. Un interprète qui découvre vos acronymes en direct traduit moins bien qu'un interprète qui les a vus la veille.
Mission récurrente : on cale un cadre
Si vous avez un salarié sourd et des points hebdomadaires, on n'a pas à rejouer la réservation chaque semaine. On fixe un créneau régulier une bonne fois, quitte à l'ajuster. C'est plus simple pour vous et ça garantit la continuité : le même interprète connaît vos sujets et vos interlocuteurs.
Et si c'est pour demain ?
Ça arrive, et ce n'est pas grave de demander. Je ne pourrai pas toujours dire oui dans l'urgence, mais écrivez-moi quand même : si je ne suis pas disponible, je préfère vous le dire vite pour que vous ayez le temps de chercher ailleurs, plutôt que de vous laisser sans réponse.
Un conseil quand le délai est court : donnez-moi tout de suite la date, l'heure, la durée et le sujet. Plus votre premier message est précis, plus je peux vous répondre vite.
Ce qui m'aide à confirmer rapidement
- La date, l'heure et la durée estimée
- Le nombre de participants et combien sont sourds ou malentendants
- Le sujet et le niveau de technicité
- L'outil de visio prévu (Teams, Zoom, Meet)
- L'existence de supports à me transmettre en amont
Avec ça, je sais en quelques minutes si je peux prendre la mission et dans quelles conditions. Pour comprendre ce qui se prépare une fois la date posée, voir la check-list de l'organisateur.
Pour démarrer
Si vous avez une date en tête, le plus simple reste de m'écrire dès maintenant, même si tout n'est pas encore fixé de votre côté. Voir aussi le détail de l'interprétation en visio.